Política para la prevención del LA/FT/FPADM

1. OBJETIVO

Establecer políticas y procedimientos para la identificación, conocimiento y monitoreo de operaciones de los clientes, proveedores, trabajadores, con el objetivo de prevenir y gestionar el lavado de activos, financiación del
terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva – LA/FT/FPADM.

2. ALCANCE

El presente documento busca establecer medidas para prevenir, detectar, y reportar operaciones u actos que se realicen y se consideren de procedencia ilícita. Es de carácter obligatorio para los empleados de Master Series S.A.S. (en adelante Master Series), aplicar lo establecido en la política, en especial las áreas que tengancontacto directo con los clientes, proveedores, colaboradores y accionistas.

3. DEFINICIONES

• Contraparte: Es cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos  comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos de la Empresa.

• Debida Diligencia: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones.

• Debida Diligencia Ampliada: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, Productos
y el volumen de sus transacciones.

• GAFI: Es el Grupo de Acción Financiera Internacional. Grupo intergubernamental creado en 1989 con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA/FT/FPADM.

• GAFILAT: Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, organismo de base regional del GAFI, creado en el año 2000 y en el cual hace parte Colombia.

• Financiación del Terrorismo: La financiación del terrorismo está relacionada con los fondos bienes o recursos a los que acceden las organizaciones terroristas, o los terroristas para costear sus
actividades.

• Oficial de Cumplimiento: Persona natural designada por la empresa obligada y está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento del LA/FT/FPADM.

• Lavado de Activos: Delito tipificado en el artículo 332 del Código Penal Colombiano.

• LA/FT/FPADM: Lavado de activos, financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

• Lineamiento: Pauta o norma que se debe seguir para lograr un resultado deseado.

• Operación Sospechosa: Es la operación inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas.

• Personas Expuestas Políticamente (PEP’s): significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.

• Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un producto o servicio.

• Riesgo LA/FT/FPADM: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

• SAGRILAFT: Es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM.

• Señales de Alerta: Son todas aquellas operaciones o conductas atípicas o sospechosas las cuales requieren ser analizadas y evaluadas a detalle para determinar si hay un posible LA/FT/ FPADM en empresas o personas.

• SIREL: Sistema de reporte el cual es administrado por la UIAF, la herramienta permite a las entidades hacer el reporte de las operaciones que sean consideradas sospechosas e inusuales.

• UIAF: Unidad de información y análisis financiero la cual es la unidad de inteligencia financiera de Colombia, con las funciones de intervenir en la economía para prevenir y detectar el LA/FT/FPADM.

4. POLÍTICA

En Master Series afirmamos nuestro compromiso con la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva – LAFTFPADM, actuando con responsabilidad y cumpliendo con leyes y regulaciones relacionadas expedidas por la Superintendencia de Sociedades.

La presente política es aplicable a todos los trabajadores de la empresa, directivos, accionistas, proveedores, contratistas, clientes y a todos los procesos de la organización, quienes deberán cumplir con las directrices establecidas en materia de gestión para la prevención y control del riesgo del LA/FT/FPADM, con el fin de prevenir que a través de las diferentes actividades que adelanta Master Series, en desarrollo de su objeto social, se financie el terrorismo o sirva de instrumento de manera indirecta para el lavado de activos o financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

En atención a lo anterior, y para el debido funcionamiento de la Gestión de Riesgos de LA/FT/FPADM se establecen los siguientes lineamientos:

1. Master Series, en su compromiso contra el LA/FT/FPADM, rechaza cualquier actividad delictiva o conducta que viole la normatividad vigente y esta política.

Todas las operaciones y negocios que se adelanten cumplirán esta política y los procedimientos establecidos en el Sistema de gestión de riesgos de LA/FT/FPADM, teniendo en cuenta las características particulares y la dinámica de la organización.

2. Debida diligencia en el conocimiento de las contrapartes:

Dentro de las actividades en la gestión de riesgos LAFTFPADM, Master Series realizará las debidas diligencias, obteniendo un conocimiento oportuno de las contrapartes actuales, potenciales y sus partes relacionadas, a través de consultas en las distintas fuentes de información disponibles, de acuerdo con lo establecido por la organización, mitigando así el riesgo de que Master Series S.A.S. sea utilizada como un medio para la ejecución de actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM, que puedan llevarla a incurrir en riesgos jurídicos, operacionales, de contagio o reputacionales.

Según el tipo de vínculo de la contraparte y Master Series, se define si corresponde a una debida diligencia simple o intensificada, las cuales siempre inician con la solicitud de información sobre la persona natural o jurídica, con el fin de identificar alertas asociadas a los riesgos LA/FT/FPADM de la contraparte o la ausencia de estas. Estas son analizadas y validadas por el Oficial de Cumplimiento, bien sea para vincular/no vincular, mantener o terminar la relación contractual con las contrapartes.

✓ Las áreas encargadas del proceso de vinculación de clientes, trabajadores, proveedores, accionistas-socios, informan de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento al identificar un indicio o alerta de riesgos LA/FT/FPADM durante el proceso de debida diligencia, para su análisis y toma de decisiones.

Master Series no mantendrá relaciones comerciales o contractuales con terceros que no cumplan o se rehúsen a entregar la documentación e información necesaria para el cumplimiento de la debida diligencia, conforme a los lineamientos definidos por la organización.

3. Es obligación de los trabajadores informar al Oficial de Cumplimiento de Master Series sobre situaciones u operaciones que consideren contravengan las políticas, o presuman como señales de alerta, operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con LA/FT/FPADM.

4. El incumplimiento o la violación a las políticas y los estándares del SAGRILAFT constituye una falta grave, por lo que en los casos en que haya lugar se deberán aplicar los procedimientos y las sanciones establecidas en el reglamento interno de trabajo.

5. El Oficial de Cumplimiento es el responsable de diseñar, programar y realizar programas de capacitación periódicamente para todos los trabajadores con el objetivo de promover y concientizar sobre los riesgos asociados a LA/FT/FPADM, incluyendo la inducción de los nuevos trabajadores y reforzando los temas anualmente en la organización.

6. Master Series presta colaboración y apoyo a las diferentes autoridades judiciales, administrativas y de control, mediante el suministro de la información requerida a través del Oficial de Cumplimiento, dentro de los tiempos establecidos. En caso de no poder cumplir con dichos plazos, se deben realizar envíos parciales de información o solicitar prórroga para su entrega.

7. La actualización de la Política de Prevención del LA/FT/FPADM se realizará cada vez que sea necesario, teniendo en cuenta los cambios y actualización de requisitos legales, reglamentarios y en los procedimientos que realiza la organización en el desarrollo de su objeto social.

8. Conservación de archivos:

Toda la información relativa al SAGRILAFT se debe conservar como mínimo durante 10 años, conforme a lo estipulado en la normatividad legal vigente aplicable.

5. FECHA DE ELABORACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

El presente documento fue elaborado y aprobado el 15 de marzo del 2024.