Política de Tratamiento de la Información

MASTER SERIES S.A.S. ( en adelante “MASTER SERIES”), con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, Carrera 19 # 82-85 oficina 405, Bogotá, Colombia, Teléfono (601) 742 88 86 ext. 7, como Responsable del tratamiento de sus Datos Personales, es una empresa comprometida con la protección de la privacidad, integridad, seguridad y confidencialidad de toda información que pueda asociarse o relacionarse a personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), la cual tenga acceso en el desarrollo de sus actividades y funciones. La Compañía recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa Datos Personales tales como los de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de visitas o de información financiera, entre otros, información que podrá ser obtenida en el curso y para el desarrollo de sus actividades, funciones y prestación de servicios de administración contable, financiera, comercial y jurídica.

Sus datos personales son muy importantes para nosotros y serán tratados con base en los principios que establece la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen cambien o complementan.

Esta Política de Tratamiento de la Información, exigida por la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementan (la “Política”), tiene la finalidad de garantizar los derechos de los Titulares; dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos; informar quién es el encargado dentro de la Compañía de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, dar a conocer cuáles son las finalidades y los Tratamientos a los cuales se someterán los Datos Personales en el desarrollo de las actividades comerciales de la Compañía, particular pero no exclusivamente, las de prestación de servicios de administración contable, financiera, comercial y jurídica.

Por favor tenga en cuenta que MASTER SERIES ha celebrado contratos de franquicias con marcas internacionales. En virtud de lo anterior, la Compañía promociona y comercializa los productos de dichas marcas en Colombia. No obstante, el tratamiento de sus Datos Personales es realizado por MASTER SERIES y no por las compañías con quienes se celebró el contrato de franquicia.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado en el territorio de la República de Colombia por parte de la Compañía, a sus empleados, proveedores, contratistas y en general con todas las personas naturales con las que interactúa, y con los que la Compañía acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la Compañía es Responsable (según se define más adelante).

La Política se aplicará a los terceros con quienes la Compañía eventualmente suscriba contratos de Transmisión (según se define más adelante), con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la Compañía.

Las expresiones que estén entre paréntesis y en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorguen. A pesar de lo anterior, a continuación se definen los términos más relevantes de esta Política:

En todo Tratamiento realizado por la Compañía, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les Transfieran y/o Transmitan Datos Personales, se dará cumplimiento a los principios establecidos en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares. Estos principios son:

La Compañía, en el desarrollo de sus actividades recolectará, utilizará, administrará, almacenará, Transmitirá, Transferirá incluso a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales Tratados por la Compañía deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

En MASTER SERIES utilizamos y analizamos esta información personal para los fines que se detallan a continuación:

• Mejora de nuestros productos y servicios: utilizaremos su información personal para crear un perfil sobre usted con el fin de entender cómo utiliza nuestros productos y servicios, para desarrollar productos y servicios más interesantes y relevantes, así como para personalizar los productos y servicios que le ofrecemos.

• Procesamiento de su pedido: usamos la información personal relevante descrita anteriormente (incluyendo su nombre, dirección y datos de pago) para procesar y entregar su pedido, y para informarle del estado de su Además, podemos utilizar su edad, año de nacimiento o la confirmación de que supera una edad concreta para determinar si cumple los requisitos de edad mínima de acuerdo con las leyes colombiana para realizar compras en línea y si se le considera menor de edad a efectos de las leyes de protección de datos y/o comercialización.

• Realización de controles: también utilizaremos su información personal para evaluar su solvencia y evitar el fraude.

• Atención al cliente: si se pone en contacto con nuestro servicio de Atención al cliente (o viceversa), utilizaremos información personal como la información de su pedido y el historial de contacto para procesar su solicitud y proporcionarle el mejor servicio posible.

• Productos y servicios de MASTER SERIES, compromisos y ofertas: utilizaremos su información personal para ofrecerle los productos y servicios que nos haya solicitado, tales como promociones, afiliación a comunidades de MASTER SERIES, programas de fidelización, eventos y nuestras aplicaciones. Esto, si procede, incluirá el uso de su información personal para su participación en concursos, sorteos de premios y promociones, usando sus datos de contacto para los eventos y utilizando información como su ubicación para nuestras aplicaciones móviles (como las aplicaciones de running).

• Programas o actividades promocionales de MASTER SERIES: si decide participar en Programa o promociones de MASTER SERIES, utilizaremos sus datos de contacto para enviarle un correo electrónico de bienvenida con el fin de verificar su nombre de usuario y contraseña, para comunicarnos con usted en respuesta a cualquier consulta y para el envío de anuncios relacionados con el servicio, por ejemplo, si la aplicación del Programa o promoción está suspendido temporalmente por motivos de mantenimiento. También utilizaremos su información de registro para crear y gestionar su cuenta y para concederle “insignias” de recompensa por su interacción, participación y/o fidelidad. Además, utilizaremos toda la información que nos proporcione voluntariamente en cuadros de texto libre para conocer sus preferencias y para mejorar nuestros productos y servicios.

• Qué tipo de canales: le enviaremos comunicaciones de marketing directo a través del canal que elija, como el correo electrónico, por teléfono, WhatsApp o en redes Solicitaremos su consentimiento, cuando lo exija la legislación aplicable, con el fin de utilizar los datos de contacto que nos haya proporcionado para enviar nuestras comunicaciones de marketing personalizadas.

• Qué tipo de mensajes: los mensajes que le enviemos serán personalizados y estarán adaptados a sus preferencias e intereses individuales. Utilizamos analíticas con el fin de generar este tipo de mensajes personalizados. Estos mensajes de marketing directo pueden contener información acerca de nuestros productos y servicios, eventos, sorteos de premios o promociones y noticias de nuestros productos y nuestras En determinadas circunstancias, también utilizaremos los canales para solicitar su opinión (como preguntarle si le gustaría participar en una encuesta) y para conocer su experiencia con nuestros productos y mejorarla, incluyendo el envío de mensajes personalizados.

• Enriquecimiento de nuestros datos: cuando hayamos obtenido su información personal de diversas fuentes, la combinaremos en determinadas circunstancias con el fin de enriquecer nuestra comprensión de sus necesidades y preferencias en relación con nuestros productos y servicios MASTER SERIES. Por ejemplo, podemos combinar la información que nos haya proporcionado directamente con la información recopilada automáticamente (como direcciones IP o metadatos). Cuando hayamos recogido datos de navegación anónimos mediante el uso de cookies, es posible que más adelante determinemos que esta información está relacionada con su historial de navegación y combinemos esos datos con la información existente que tengamos de usted. También podemos combinar esta información con otras informaciones (tanto personales como anónimas) que obtengamos de terceros. Podemos utilizar la información que tengamos para correlacionar sus interacciones con nosotros a través de un dispositivo (como un navegador en un ordenador) con sus interacciones con nosotros a través de otro dispositivo (como una aplicación en un teléfono). En concreto, podremos realizar cualquiera de estas acciones para poder enviarle marketing más personalizado o para preparar campañas de marketing más eficaces.

• Mejora de nuestros productos y servicios: utilizaremos la información personal que tenemos sobre usted (así como información anónima o semi-anónima generada a partir de su información personal) para realizar análisis e investigaciones, incluyendo:
  • Ciencia/análisis de datos, con los que combinamos información (por ejemplo, información personal y/o información personal confidencial que hayamos obtenido de acuerdo con la ley, a través del uso alguna de nuestras aplicaciones o de su historial de navegación) que mantenemos a gran escala con el fin de:
  • Conocer mejor a nuestros clientes y sus preferencias
  • Identificar pautas y tendencias entre nuestros clientes
  • Mejorar la experiencia del usuario en nuestros sitios web
  • Proporcionar información, contenidos y ofertas a medida de las necesidades de nuestros clientes
  • Con fines generales de investigación y estadísticos
  • Con objeto de generar informes conjuntos dentro del grupo de empresas MASTER SERIES
  • Desarrollar nuevos productos y servicios
  • Controlar el rendimiento de nuestros productos y servicios y/o mejorar nuestra tecnología
  • Poder enviarle mensajes de marketing personalizados
  • Mostrarle anuncios en Internet
  • Página web: la información personal recopilada a través de nuestros sitios web, como mediante cookies u otras tecnologías de seguimiento, se utilizará para permitirnos evaluar los hábitos de navegación en nuestros sitios web, saber dónde se pueden realizar mejoras y optimizar nuestros productos y servicios, así como para personalizar y mejorar su experiencia en nuestros sitios web y aplicaciones.
  • Análisis de rendimiento: utilizaremos su información personal (incluyendo mediante anonimización y combinándola con información personal de otros clientes) con fines analíticos financieros, de las ventas y de la cadena de suministro para determinar si MASTER SERIES está haciendo las cosas bien y dónde se pueden realizar mejoras y, cuando sea necesario, para informar a nuestras empresas matrices o aliadas.
  • Compras por WhatsApp: La información recopilada a través de nuestro canal de ventas por WhatsApp se utilizará para ofrecerle productos y descuentos, para comunicarnos en caso que existan inquietudes sobre los mismos, y si se decide hacer una compra por este canal, para enviar los pedidos a la dirección suministrada y establecer contacto en caso que existan problemas en la entrega. Los datos personales que nos suministre a través de WhatsApp estarán ubicados en la base de datos de ventas por WhatsApp y enlazados a la base de datos CRM de MASTER SERIES. Por esto, su número de teléfono, su dirección de correo electrónico, su dirección de entrega de su compra, y demás datos personales que nos suministre a través de WhatsApp se podrán encontrar ubicadas en estas dos bases de datos.
  • Solicitaremos su consentimiento si deseamos utilizar su información personal para fines distintos a los mencionados en esta declaración de privacidad y, si fuera necesario, de acuerdo con la legislación aplicable.

Así mismo, las finalidades del tratamiento incluyen:

• Utilizar la información suministrada para validar antecedentes de las personas naturales y jurídicas con las cuales interactúe ella o sus clientes administrados.

• Cumplir con los procesos internos de la Compañía y de sus clientes en materia de administración de proveedores y contratistas.

• El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y Bases de Datos.

• Procesos al interior de la Compañía con fines de verificación de antecedentes.

• Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.

• La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la evaluación de los candidatos interesados en ser empleados de la Compañía, la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina, cuando ello aplique.

• Adelantar campañas de actualización de información para garantizar la integridad de los mismos.

• Adelantar investigaciones internas de conformidad con las diferentes políticas de la Compañía en caso de actividades sospechosas que puedan afectar el buen nombre de la Compañía (solo aplica a empleados o prestadores del servicio de la Compañía).

• Realizar encuestas de satisfacción a los clientes.

• El envío de las modificaciones a esta Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.

• Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, y al desarrollo de la actividad comercial de la Compañía.

• Administrar la nómina de otras sociedades o empresas en virtud del desarrollo de contratos con clientes.

• Administrar la contabilidad de otras sociedades o empresas en virtud del desarrollo de contratos con clientes.

• Administrar los aspectos comerciales y legales de otras sociedades o empresas en virtud del desarrollo de contratos con clientes.

• Prestar servicios de consultoría, asesoría, interventoría e investigación.

• Acceder a las Bases de Datos de los clientes, contratistas, proveedores, terceros potencialmente interesados en comprar los servicios de la Compañía.

• Implementar canales de comercialización entre el cliente, proveedores y otras personas (naturales o jurídicas) relevantes para el desarrollo de la actividad comercial de la Compañía.

• Desarrollar nuevos servicios de administración, consultoría y de promoción de negocios comerciales.

• Realizar actividades de factoring (compra de cartera y operaciones de descuento de títulos valores y papeles comerciales).

• Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de la Compañía y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

En el marco de sus actividades mercantiles, la Compañía podría recolectar y Tratar Datos Sensibles, tales como fotografías, videos, grabaciones de voz., tales como información médica, e imágenes, fotografías y/o grabaciones de voz.

También se podrán Tratar otros Datos Sensibles relativos a la salud, al sexo y cualquier información cuyo Tratamiento afecte la intimidad o pueda involucrar la discriminación de los Titulares. En el último caso se informará a los Titulares para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales Datos Sensibles que son más delicados.

Los Datos Sensibles serán Tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. Para esto, el área encargada de la Compañía desarrollará internamente procedimientos para mantener en todo momento la confidencialidad e integridad requeridas por este tipo de Datos Sensibles. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de los mismos, por lo cual solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

La Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional y enteramente facultativa para el Titular, por lo cual ninguna actividad será restringida o condicionada al suministro de los mismos, de manera que el Titular puede no Autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles y esa decisión será respetada por la Compañía.

Por favor note que, a la fecha, MASTER SERIES no ha tratado datos sensibles y no prevé hacerlo en el futuro.

Todo Tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, la Compañía, previo a la recolección de los Datos Personales, deberá obtener la Autorización suscrita por el Titular y conservar una copia de este documento para consultas futuras.

La Compañía cuenta con una dependencia encargada de la recepción y atención de Peticiones, Quejas y Reclamos para tramitar las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley, el Manual y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

• Atender y recibir todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus Datos Personales; solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, solicitudes de revocatoria de la autorización cuando de acuerdo con el Decreto 1377 proceda esa revocatoria; solicitudes de información sobre el Tratamiento y finalidades dados a sus Datos Personales, y solicitudes de obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

• Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto son:

1. CONSULTAS (VER ANEXO 1).

La Compañía dispone de diversos mecanismos para que el Titular, los Legitimados o los representantes de menores de edad Titulares formulen todo tipo de CONSULTAS relativas a:

• Los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía.
• El Tratamiento al cual están sometidos.
• Las finalidades que se pretenden satisfacer.

Estos mecanismos podrán ser físicos, como trámite de ventanilla, o por medio electromagnético, como trámites por el correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía guardará prueba de la consulta y su respuesta.

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

1. La identidad del Titular o del Legitimado. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación original del Titular y los poderes especiales o generales, según sea el caso.
2. La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento por parte de la Compañía.
3. Señalará la fecha en la cual fue recibida la consulta por la Compañía.

Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de la Compañía. Una vez recopilada la información, se la suministrará al Titular para que éste tenga acceso y pueda conocerla.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante, siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el Titular, el Legitimado, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía.

Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Compañía. Por esa razón, la Compañía le hará seguimiento a las consultas que se presenten.

2. RECLAMOS (VER ANEXO 2)

La Compañía dispondrá de mecanismos para que el Titular, los Legitimados o los representantes de menores de edad Titulares, formulen RECLAMOS respecto de:

• Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión;
• El presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Compañía.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos, como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y de la respuesta, en caso de ser necesaria su consulta posterior.

El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, los Legitimados, o sus representantes, en caso de que el Titular sea menor de edad, así:

• Deberá dirigirse a Dirección Jurídica por vía electrónica a la dirección de correo juridica@masterseries.com.co por vía física a la dirección física Carrera 19 # 82- 85 Oficina 405 Bogotá.
• Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
• Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Deberá acompañarse de toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Antes de proceder, el Responsable de atender el reclamo verificará:

1. La identidad del Titular o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o cualquier otro documento de identificación del Titular, y los poderes especiales o generales según sea el caso del representante.
2. La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento por parte de la Compañía.
3. Se fijará la fecha en la cual se presentó el reclamo.
4. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
5. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al Área de Protección de Datos – Dirección Jurídica, dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
6. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía donde reposen los Datos Personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
7. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para consultar gráficamente nuestros procedimientos y términos para responder a las consultas y reclamos, consultar los Anexos a la Política.

Esta Política empezará a regir 1 julio de 2024. Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en la Base de Datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política, y para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales.

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por la Compañía y hará parte de los contratos que celebre la Compañía, donde resulte pertinente. Toda modificación de esta Política tendrá que ser controlada en el Sistema de Gestión de calidad y comunicada previamente a los Titulares por los medios que ésta disponga, tales como la página web de la Compañía y/o correos electrónicos. Por modificación sustancial se entiende, entre otros, las siguientes situaciones:

1. Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos.
2. Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso la Compañía buscará una nueva Autorización.

Las modificaciones serán informadas en la página web de la Compañía y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares de los Datos Personales, siempre y cuando la Compañía tenga esa información en su poder.